Как быстро обрабатывать заявки в сезон: топ-3 недорогих и простых способа

Менеджер общается с клиентом, а в это время копятся пропущенные вызовы и теряются деньги компании. Пора подключать к помощи роботов: пусть часть работы делают они, ведь сейчас это доступно каждому. При этом не нужен ни штатный программист, ни десяток новых менеджеров.

Сохраните подборку сервисов, которые облегчают сбор заявок и помогают не терять их. Даже если сейчас менеджеры справляются — в сезон все равно пригодится.

Способ 1: сервисы обратных звонков

Сервис обратных заявок собирает данные, которые вводит человек на сайте, и переносит их в таблицу или CRM. Менеджер получает информацию и перезванивает клиентам.

Преимущество: человек, которому неудобно разговаривать в моменте, оставит свои контакты, а не отложит заявку на более подходящий случай. Ведь не факт, что второй раз он снова попадет на ваш сайт, а не к конкурентам — оконных компаний на рынке много.

Как работают обратные звонки

Клиент нажимает кнопку «Оставить заявку» или «Задать вопрос», и не переходит сразу к набору номера телефона, а попадает на виджет для сбора данных. Обычно просят ввести имя и указать способ связи, но полезно добавить функцию выбора удобного времени для звонка. Это поможет избежать ситуации, когда менеджер звонит не вовремя и вызывает негатив.

Информация из виджета попадает в указанную систему: в CRM или таблицу. Менеджер видит эти данные и перезванивает клиенту.

Какие сервисы обратных звонков существуют

Все программы соединяют менеджера и клиента через 10–30 секунд после заполнения заявки или — в удобное для клиента время, которое он указал в виджете.

Сервисов много, но почти каждый предлагает одинаковый набор услуг:

• Сбор контактов через форму на сайте (имя, телефон, удобное время для звонка).
• Автоматическая передача данных в CRM или таблицу.
• Возможность перезвонить клиенту, если он сбросил первый звонок.
• Подробная аналитика, которая показывает эффективность обратных звонков.
• Отчеты по работе с заявками и записи разговоров.

Стоимость: зависит от набора функций — где-то их больше, а где-то меньше. В среднем — от 500 до 6000 рублей в месяц.

Способ 2: чат-боты в мессенджерах

Чат-бот — это инструмент, который может общаться с клиентами вместо менеджера. Самые простые боты только собирают заявки, а программы посложнее могут отвечать на часто задаваемые вопросы и консультировать по ассортименту.

Преимущество: боты отвечают на сообщения сразу, даже в нерабочее время. Они не требуют доплаты за работу в выходные, праздники и остаются на связи круглосуточно. А клиенты видят, что их запрос уже в обработке — и не переживают.

Когда клиент не может дозвониться — велики риски, что он уйдет к конкурентам. Не все станут терпеливо висеть на трубке, пока до них дойдет очередь. С чат-ботом человек чувствует свою значимость — его заявку уже приняли, сориентировали по времени ожидания и пообещали, что перезвонят.

Как клиент попадет в бот

На сайте можно сделать кнопку «Оставить заявку» — по ней человек перейдет в чат-бот. Или добавить всплывающее окно с предложением получить консультацию онлайн, которое также будет вести в мессенджер с ботом.

Если у вас только соцсети, можно указать в описании или закрепленном сообщении «Оставьте заявку по ссылке» и прикрепить ссылку на бота.

Рекомендация: лучше связывать бота с той соцсетью, откуда в основном приходят заказы. Например, если в группе ВКонтакте разместить ссылку на бота в Telegram — может оказаться, что не у всех есть аккаунт. А кто-то просто поленится сделать пару лишних кликов и перейти на другую площадку. Эти заявки будут потеряны, несмотря на чат-бота.

Основное правило: клиенту должно быть удобно общаться с ботом.

Как сделать чат-бот

Для этого не нужны навыки программирования, достаточно выбрать сервис и оплатить подписку. Вот какие функции вы получите:

• Совместимость с одной или несколькими соцсетями. Например, если вы хотите сделать чат-бот для Telegram, обязательно проверьте, есть ли мессенджер в списке.
• Интеграция с вашей CRM-системой, а в некоторых конструкторах есть своя CRM — выбирайте тот вариант, который вам удобнее.
• Сегментирование клиентов с помощью меток. Это помогает анализировать аудиторию и корректировать процессы с пользой для бизнеса.

Большинство конструкторов похожи друг на друга функционалом, зачастую отличие только в интерфейсе — выбор зависит от вашего вкуса и бюджета.

Стоимость: вы можете все сделать сами — в сервисах для создания ботов есть подробные инструкции. В таком случае вы заплатите только за работу бота — в среднем, это от 700 до 2000 рублей в месяц.

Если нет времени заниматься самим, можно обратиться к подрядчику: стоимость зависит от вашего запроса и расценок конкретного исполнителя. Средние цены на разработку от 30 000 до 300 000 рублей.

Как общаться с клиентами через чат-бот

Основная задача — сделать так, чтобы клиент оставил свои данные, указал необходимую услугу и получил подтверждение, что его заявку приняли.

Простой вариант цепочки:

Данные попадут в указанное хранилище, и менеджер сможет связаться с клиентом позже

Бот может не только собирать заявки, но и отвечать на частые вопросы, подсказывать клиентам подходящие позиции из ассортимента компании. Чем больше функций выполняет программа, тем дороже она обойдется — но при этом сильнее разгрузит менеджеров.

Способ 3: виджеты ВКонтакте

ВКонтакте можно настроить бесплатный виджет сбора заявок для коммерческого сообщества.

Преимущество: не нужно использовать сторонний сервис, виджет настраивается внутри соцсети. Это хороший вариант, если сообщество ВКонтакте — основная площадка для общения с аудиторией.

Как настроить виджеты

Перейдите в приложение ВК «Заявки» или «Форма сбора заявок», подключите к своему сообществу. Затем вас перенаправят в настройки и предложат создать форму.

На этой же странице потом можно смотреть список заявок с данными пользователей и редактировать форму, если хочется что-то в ней изменить.

Вы можете удалять ненужные и добавлять нужные блоки, редактировать варианты ответов

После сохранения виджет отобразится в меню группы и будет доступен всем пользователям

Рекомендация: длинные анкеты утомляют, поэтому не пытайтесь узнать абсолютно всё. Чем короче форма — тем больше шансов, что клиент оставит заявку. Как правило, достаточно всего трех действий: человек нажимает на форму в меню, оставляет номер телефона и отправляет заявку. Имя загружается автоматически из его профиля в соцсети.

Что выбрать

Какой инструмент выбрать — зависит от ваших целей:

Сервисы обратных звонков — если у вас достаточно менеджеров, чтобы быстро прозванивать клиентов.

Чат-боты — если нет возможности ответить оперативно, но вы хотите обрабатывать заявки круглосуточно, отвечать на частые вопросы без участия менеджеров.

Виджеты ВКонтакте — если вы привлекаете аудиторию именно в эту соцсеть.

В идеале — использовать все инструменты, чтобы получить как можно больше клиентов. Ведь даже самые дорогие из них всё равно дешевле, чем расширение штата менеджеров, а затраты окупятся с первой же заявки.