Инструкция для оконной компании: как принять окна, двери и портальные системы от завода

Скрытые недостатки конструкций, которые вовремя не обнаружили, тормозят сдачу объекта. А это риск получить конфликт с клиентом, простой бригады и смещение сроков по другим объектам.

В статье пошагово расписали, как грамотно принять окно, порталы, двери из ПВХ и алюминия.

Шаг 1. Сравните документы по заказу

Изделия должны быть сданы в соответствии с документами: количество, габариты конструкций и другие моменты, которые можно проверить сразу. При приемке изделий сверяют:

• тип и количество конструкций;
• габариты изделий;
• типы стеклопакетов, если стеклопакет отгружается отдельно от конструкции;
• наличие подписей и печатей, если они предусмотрены актами компании.

Важно ориентироваться на те документы, с которыми работает ваша компания. Сверку документов проводит заказчик, если изделия сразу поставляют на объект, или сотрудник компании — при поступлении изделий с завода на склад.

В документах ECOOKNA GROUP конструкции не просто перечислены — добавлены фотографии того, как они должны выглядеть. Так удобнее сверять данные по поставке и меньше риск допустить ошибку

В компании ECOOKNA GROUP вопросы по количеству изделий возникают крайне редко. На складах ежедневно проходит инвентаризация, а при отгрузке изделия сканируют — заказ не уедет некомплектным.

Шаг 2. Проверьте целостность упаковки

Если упаковка повреждена, есть риск, что внутри скрыты дефекты. Например, вмятина на коробке с портальной системой может означать сломанные крепления.

Что искать:

• вмятины;
• разрывы плёнки;
• повреждения защитных уголков;
• сколы и трещины.

Чаще всего сложности возникают при доставке алюминиевых дверей и портальных систем— из-за большого веса конструкций и конфигурации. Каретка выходит за пределы основной конструкции, из-за чего может повреждаться. На эти позиции стоит обратить особое внимание.

Рекомендуем сделать фото общего вида груза в упаковке. А при повреждениях — детальные снимки проблемных зон.

Шаг 3. Осмотрите изделия

Замена изделий после монтажа — дорогостоящая и трудозатратная работа. Поэтому важно проверить всё заранее — до того, как изделия оказались в проёме.

Аккуратно снимите упаковку, сохранив защитную пленку. Необходимо убедиться в качестве каждого изделия.

Что проверять:

• отсутствие царапин, сколов профиля;
• целостность стеклопакетов;
• состояние внешнего покрытия;
• отсутствие зазоров в стыках штапиков и трещин сварных швов;
• выступающие элементы фурнитуры, особенно ручки.

Небольшие повреждения, такие как царапины на ламинации, чаще всего можно устранить. А вот трещины профиля, разбитые стёкла, сломанная фурнитура — требуют замены.

На производстве компании ECOOKNA GROUP несоответствие у изделий — редкое исключение. Каждый этап проверяют сотрудники на местах, а также отдел технического контроля. Основной принцип работы на производстве: «Не принимай брак, не передавай брак, не выпускай брак».

Готовые изделия упаковывают в пленку или вспененный полиэтилен и хранят на складе в соответствии с требованиями ГОСТа 23166. Экипаж доставки при погрузке осматривает конструкции и действует по внутреннему регламенту, чтобы изделия не повредились во время транспортировки.

Шаг 4. Сфотографируйте изделия

Если вы принимаете изделия на своём складе — подписывайте документы о приёмке только после того, как вы полностью убедились, что нет видимых повреждений упаковки.

Когда изделия попадают с завода сразу к потребителю — нужно объяснить, что и как следует осмотреть и сфотографировать. А заодно предупредить, что трогать и переставлять окна не стоит, ведь можно случайно повредить их.

Мы подготовили для вас памятку по приёмке изделий, которую можно скачать и вручить потребителю при заказе

Изделия не должны долго храниться у клиента: представитель компании должен приехать и осмотреть их в сроки для предоставления претензий. Обычно осмотр проводят одновременно с монтажом, поэтому стоит сразу заложить время для бригады. Компания ECOOKNA GROUP даёт разное время на подачу претензий, в зависимости от сезона:

• 5 дней в низкий сезон с января по июнь;
• 10 дней в высокий сезон с июля по декабрь.

Если недостатки всё же обнаружены — нужно внести в документы отметки о них. Далее об этом составляют акт в двух экземплярах и прикладывают фотографии для подтверждения претензии.

Как делать фотографии специалисту оконной компании:

• делают общие снимки на месте доставки, чтобы убедиться, что изделия не переносили;
• отдельно — упаковки и штапиков;
• детально снимают с разных ракурсов конкретные повреждения;
• на фото должен попадать стикер изделия для идентификации.

Чтобы показать масштаб повреждений, к ним прикладывают рулетку.

Снимки должны быть четкими — поэтому важно проводить приёмку днём. Идеальные условия: естественное освещение и расстояние 0,6-0,8 м.

Вскрыть груз заказчики могут и самостоятельно — вместе с водителем. В этом случае он сам осматривает изделия и делает фотографии по тому же принципу, что и специалист оконной компании.

Шаг 5. Подайте рекламацию

Если недостатки неявные и были обнаружены уже после установки изделий, нужно создать заявку на рекламацию. Партнёры ECOOKNA GROUP могут сделать это на дилерском портале: не нужно отправлять письма по почте или отвозить лично в офис.

У компании ECOOKNA GROUP есть специальная форма для оформления претензий, но каждая фирма может составить свою. То, что понадобится в любом случае — это фотографии недостатков. А ещё лучше — приложить к фотографиям и видеосъёмку.

Для заявки на рекламацию вам также может понадобиться:

• дата договора, номер заказа;
• информация о заказчике, включая его адрес, и присутствующих при приёмке лицах;
• артикул, точное наименование и количество неотгруженного (излишне отгруженного, дефектного) товара с указанием размеров согласно ТЗ;
• подпись ответственного лица о принятии товара на объекте при отгрузке;
• подробное описание несоответствия изделия нормам и требованиям;
• информация о предполагаемом виновнике дефектов.

Помните: скрытые дефекты производственного характера рассматриваются в течение всего гарантийного срока. А претензии по механическим повреждениям после монтажа не принимаются.

Внимательная работа на этапе приёмки сохранит ваше время, деньги и репутацию. И избавит от конфликтов с клиентами и производителем конструкций.

Завод ECOOKNA GROUP всегда на связи для экстренных случаев:

Отдел сервиса: 8-800-550-12-50

Краткая инструкция по приёмке окон, дверей, порталов и москитных сеток для клиентов

1️. Подготовка перед доставкой

Убедитесь, что к дому или подъезду сможет подъехать грузовик, а зона разгрузки свободна.

Возьмите с собой договор с размерами и описанием заказа, захватите рулетку и встретьте специалистов оконной компании у машины.

2️. Проверка документов

Сверьте с договором:

• количество окон и дверей;
• размеры и цвет конструкций;
• тип стеклопакетов — обычно он указан на наклейке на стекле.

3️. Осмотр упаковки

Что искать:

• вмятины;
• дыры в плёнке.

Если упаковка повреждена — сразу фотографируйте и сделайте пометку в акте приёма-передачи.

4️. Распаковка и проверка изделий

Важно: не снимайте защитную пленку!

Что проверять:

• отсутствие царапин, сколов профиля;
• целостность стеклопакетов;
• состояние внешнего покрытия;
• отсутствие зазоров в стыках штапиков — деталей, которые образуют внутренний контур створки окна и держат стекло;
• отсутствие трещин сварных швов — полоски по углам окна;
• выступающие элементы фурнитуры, особенно ручки.

5️. Что делать, если нашли дефект

Критично: трещины в раме или стекле, сломанные петли, глубокие вмятины, пропилы. Требуйте замены изделия.

Незначительные дефекты: мелкие царапины, неотрегулированные ручки. Могут исправить специалисты на месте.

Сфотографируйте проблемные места и впишите их в акт приёма-передачи.

6️. Завершение приёмки

Важно: не подписывайте документы, если дефекты не зафиксированы!

Сроки претензий завода «ЭКООКНА»:

• летом и осенью — 10 дней на подачу жалобы;
• зимой и весной — 5 дней.

Если монтаж откладывается, храните окна и двери в сухом месте, вдали от солнца. Не ставьте их друг на друга — используйте подложки (например, картон).