Стратегическое планирование персонала в оконной компании

Смотреть, как заказы уплывают к конкурентам, ведь их некому монтировать, или отдавать всю прибыль на зарплату в несезон — сценарии для компаний, где нет кадрового планирования. Рассказываем, как построить кадровое планирование персонала, чтобы эффективно работать, тратить меньше и быстро реагировать на любые изменения рынка.

Три типичных ошибки при формировании штата

На старте работы важно просчитать, сколько сотрудников в штате «потянет» компания

Нет единой нормы, сколько понадобится людей при определенной загрузке — люди работают с разной скоростью. Поэтому предприниматели, которые не хотят долго вычислять размер штата, выбирают один из трех вариантов найма.

Набрать необходимый минимум. Два менеджера и замерщик, он же монтажник, смогут выполнить какую-то часть заказов. Но точно не все — часть уйдет к конкурентам, люди ведь не могут ждать вечно. Или работники осилят все монтажи, но понаделают брака. 

С минимальным штатом не получится развивать бизнес: открывать новые филиалы и пробовать инновационные продукты. Но какое-то время поработать можно, например, на старте, когда цель — просто выйти в плюс.

Сколько клиентов — столько и сотрудников. Когда заказов много, срочно нанимают специалистов, чтобы закрыть все заказы и ни одного не оставить конкурентам. В итоге заработок в сезон высокий, но есть «но»: риск в несезон отдавать всю выручку на зарплату.

Формирование штата сотрудников по такой схеме позволит быстрее расти: будут возможности захватить большую долю рынка или расширить сеть.

Выбрать «что-то среднее». Компании всё равно придется перераспределять деньги в низкий сезон, а в высокий — отказаться от части заказов. Сложно назвать решение идеальным, это скорее разумный компромисс.

Как собрать идеальную команду в оконной компании

За четыре шага можно построить кадровую стратегию, которая поможет сохранить деньги компании в несезон и нервы руководителя в сезон.

Проанализировать предыдущие периоды. Ретроспективу полезно делать не только ради подсчета прибыли и распределения бюджета. Это актуально и для кадров:

1. Просчитать, сколько людей позвонили в каждом месяце и сколько заказов фирма смогла выполнить.
2. Вычислить те периоды, в которые компания не справлялась с потоком заказов.
3. На пиковые периоды прошлого года заранее найти дополнительные силы.

Если есть время и возможность, лучше просчитать три варианта: оптимистичный с максимальной загрузкой, реалистичный — опираясь на прошлый опыт, и пессимистичный — на случай кризиса.

Оценить, кто сейчас есть в штате. Перед тем как искать новых сотрудников, присмотритесь, кто уже есть в компании. Может оказаться, что нужные кадры есть под рукой, просто их потенциал не раскрыт. Что стоит сделать:

• спросить, кто потенциально готов попробовать себя в новой должности;.
• узнать, что уже умеют и знают сотрудники, чем потенциально могут быть полезны в высокий сезон;
• понять, какие у людей планы: карьерный рост, отпуск, увольнение, а может кто-то, собирается на пенсию;
• как себя чувствуют сотрудники, довольны ли работой и готовы ли к переработкам в сезон.

Такой разбор покажет, кого можно повысить, перевести или переобучить, вместо того, чтобы сразу нанимать новых людей. Например, если замерщик уже помогал на монтаже и готов полноценно взять на себя установку окон, проще доучить своего специалиста, чем обучать новичка с нуля. Сделать это можно в Университете ECOOKNA GROUP — с изучением теории онлайн и отработкой практики на полигонах при производственных площадках.

Доучивать сотрудников лучше в несезон, чтобы к моменту высокой нагрузки он мог сам выполнять заказы

Создать кадровый резерв. Формирование штатов работников перед сезоном — это поиск вариантов гибких подкреплений. Вот несколько рабочих лайфхаков, где взять дополнительных монтажников, замерщиков и менеджеров по продажам:

• пригласить студентов из ближайших СПО и доучить их;
• позвать детей сотрудников на летнюю подработку;
• предложить сотрудницам в декрете поработать несколько часов в день удаленно или в офисе: например, принимать заказы или поработать с договорами;
• передать холодные звонки аутсорс-коллцентру.

Планирование персонала организации выполняют заранее: договариваются с сотрудниками, доучивают новичков, оформляют договоры. 

Все договоренности с внештатными сотрудниками нужно фиксировать документально, иначе в сезон они могут просто не выйти на работу

Максимально автоматизировать процессы. Менеджер забыл перезвонить клиенту, потерял историю заказа, а вместе с ней замеры, телефон и адрес заказчика — всё  это обычный человеческий фактор, особенно в высокий сезон. Автоматизация не заменит работников, зато сэкономит человекочасы и даст предпринимателю возможность не нанимать дополнительных сотрудников. Вот несколько вариантов для автоматизации процессов:

• Внедрить CRM-систему — даже простейшая CRM-ка напомнит о звонке и сохранит все контакты, а еще вся переписка от замеров до оплаты и монтажа останется в одной карточке.
• Подключить чат-бот, который справится с ночными и пропущенными звонками или ответит на однотипные вопросы: «Сколько это стоит?», «Когда приедет мастер?». А ещё запишет на замеры и напомнит о предстоящем визите замерщика или оплате.
• Написать инструкции для стандартных случаев — простой чек-лист, где расставлены условия, кому и когда положена скидка сэкономит десятки часов рабочего времени.

На автоматизацию руководителю нужно потратить время, а сотрудникам — силы, чтобы всё изучить и привыкнуть к новой системе. Лучше внедрять всё новое, когда сезон уже идет на спад: есть время освоить и отработать новые процессы.

Бой между сезонностью и кадровым голодом — вечная проблема для оконщиков. Но планирование персонала организации — это несложно. Главное начать, и бизнес будет работать стабильно без потери прибыли и авралов из заказов. Приходите осваивать формирование штата сотрудников и другие управленческие навыки в Университет ECOOKNA GROUP — курсы откроются сразу после регистрации на портале.